Hiermit informieren wir Sie über die neuen Vorgaben zur Meldung von Verstößen gegen Rechtsvorschriften nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Dieses Gesetz regelt den Schutz insbesondere von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen).
An wen können Sie sich wenden?
Entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtung stellen wir Ihnen unser internes Hinweisgeber-Meldesystem zur Verfügung. Über diesen geschützten Kanal können Sie Informationen über Verstöße im Sinne des HinSchG melden. Bitte beachten Sie aber auch, dass eine vorsätzlich unwahre Meldung strafrechtliche Konsequenzen haben kann.
Welche Sachverhalte können gemeldet werden?
Sie können Informationen über Verstöße an unsere interne Meldestelle melden. Informationen über Verstöße sind begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße, innerhalb unserer Unternehmen oder bei einer anderen Stelle, mit der Sie aufgrund Ihrer beruflichen Tätigkeit im Kontakt stehen oder standen (z. B. Kunden und Lieferanten), die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden, sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße. Erfasst werden Verstöße durch Handlungen und/oder Unterlassungen im Rahmen einer beruflichen, unternehmerischen oder dienstlichen Tätigkeit, die rechtswidrig und/oder missbräuchlich sind und Vorschriften oder Rechtsgebiete betreffen, die in den sachlichen Anwendungsbereich des HinSchG fallen. Meldungen über rein privates Fehlverhalten, von dem der Hinweisgeber im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit erfährt, sind hingegen nicht geschützt.
Der sachliche Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes ist in § 2 HinSchG geregelt. Er umfasst unter anderem die Meldung von Informationen zu den nachfolgenden Verstößen: • Verstöße, die strafbewehrt sind, • Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient, • sonstige Rechtsverstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes oder der Länder sowie bestimmte unmittelbar geltende Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft, wie z. B. Verbraucherschutz sowie Datenschutz. Diese Aufzählung ist nicht abschließend.
Inwiefern wird die Vertraulichkeit gewahrt?
Mit Ihren personenbezogenen Daten und mit den personenbezogenen Daten der von der Meldung betroffenen Personen gehen wir vertraulich um. Personenbezogene Daten werden nach den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz verarbeitet. Zudem sind wir nach § 8 HinSchG verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person sowie der von der Meldung betroffenen Personen weitgehend zu schützen. Personenbezogene Daten dürfen nur in gesetzlich bestimmten Ausnahmefällen (§ 9 HinSchG) weitergegeben werden. Die Identität von Personen, die grob fahrlässig oder vorsätzlich falsche Informationen melden, wird nach Maßgabe des HinSchG jedoch nicht vor einer Weitergabe geschützt.
Was gilt bezüglich des Datenschutzes?
Die interne Meldestelle verarbeitet entsprechend der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, § 10 HinSchG personenbezogene Daten (insbesondere Vor- und Zuname, Funktion, Kontaktdaten, Daten und Uhrzeit der Meldung, ggf. andere auf das Arbeitsverhältnis bezogene persönliche Daten, Persönliche Informationen, die in den Berichten des Aufklärungsteams identifiziert wurden, einschließlich Details über die erhobenen Behauptungen und diese unterstützenden Beweise, weitere Informationen im Rahmen der Untersuchung, z.B. Informationen über strafbares oder rechtswidriges Verhalten) der hinweisgebenden Person sowie sonstiger, in der Meldung benannter Personen, soweit dies zur Durchführung des Meldeverfahrens sowie entsprechender Folgemaßnahmen erforderlich ist. Insbesondere werden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen zum Zweck der Überprüfung, für interne Ermittlungen, einschließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen verarbeitet. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf einer vorherigen Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder einem berechtigten Interesse an der effektiven Kommunikation und Bearbeitung der an uns gerichteten Hinweise gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Meldungen werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben dokumentiert. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Gemäß Art. 14 DSGVO haben Sie das Recht, wenn Ihre Daten ohne Ihre Kenntnis erhoben werden (etwa, weil Sie als beschuldigte Person im Verfahren zur Aufklärung des Hinweises involviert sind), über die Speicherung, die Art der Daten, den Zweck der Verarbeitung und die Identität des Verantwortlichen und gegebenenfalls der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers (sofern der Hinweis nicht anonym abgegeben wurde) informiert zu werden. Wenn allerdings das Risiko erheblich ist, dass eine solche Unterrichtung unsere Fähigkeit zur wirksamen Untersuchung des Vorwurfs oder zur Sammlung der erforderlichen Beweise gefährden würde, kann diese Information nach Art. 14 Abs. 5 S. 1 lit. b DSGVO für die Zeitspanne aufgeschoben werden, innerhalb derer diese Gefahr besteht. Die Information muss nachgeholt werden, sobald der Grund für den Aufschub entfallen ist. Ein Datentransfer in Drittländer, sowie eine automatisierte Entscheidungsfindung finden nicht statt.
Externe Meldestelle
Neben der Meldung von Informationen über einen Verstoß an die interne Meldestelle können Sie diese auch an eine externe Meldestelle melden. Das Gesetz sieht in § 7 Abs. 1 S. 1 HinSchG an sich ein Wahlrecht vor. Nach § 7 Abs. 1 S. 2 HinSchG sollen hinweisgebende Personen allerdings in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten müssen, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Daher bitten wir Sie, sich mit verdächtigen Sachverhalten zuerst an unsere vertrauliche interne Meldestelle zu wenden.
Eine externe Meldestelle ist beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet. Auf der Webseite des BfJ (https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html) sind die Meldekanäle sowie Informationen zu weiteren externen Meldestellen, wie insbesondere der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), des Bundeskartellamts, veröffentlicht.
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