§ 1 Zielsetzung, Zweck und Geltungsbereich dieser Richtlinie
(1) Wir möchten über rechtswidriges Verhalten in unserem Unternehmen informiert werden, um solche Verhaltensweisen aufklären und abstellen zu können. Daher ermutigen wir Beschäftigte, ehemalige Kollegen, Kunden, Lieferanten und Dritte uns Hinweise auf Rechtsverstöße mitzuteilen.
(2) Diese Richtlinie soll im Rahmen der bestehenden Compliance-Organisation die Rahmenbedingungen für die Mitteilung von Hinweisen auf mögliche Compliance-Verstöße an bestimmte Personen oder über ein elektronisches Hinweisgebersystem schaffen. Hierbei soll diese Richtlinie die ausreichende Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Unternehmens, der Hinweisgeber, der betroffenen Personen sowie der Allgemeinheit gewährleisten.
(3) Diese Richtlinie soll darüber hinaus in technisch-organisatorischer Hinsicht gewährleisten, dass Hinweise auf Verstöße gegen Gesetze dem Datenschutz und der Datensicherheit entsprechend eingereicht und unter Berücksichtigung der gebotenen Vertraulichkeit verarbeitet, gespeichert, weitergegeben und archiviert werden können.
(4) Diese Richtlinie findet Geltung für alle Unternehmen des Konzerns.
§ 2 Hinweisgeber
(1) Zur Abgabe von Hinweisen ist jede Person berechtigt. Insbesondere ist unerheblich, ob sie Beschäftigte, Geschäftspartner oder Dritte sind.
(2) Durch diese Richtlinie wird niemand verpflichtet, Hinweise abzugeben. Sofern jedoch gesetzliche, vertragliche oder anderweitige Pflichten oder Obliegenheiten zur Abgabe von Hinweisen bestehen, bleiben diese von Satz 1 unberührt.
§ 3 Abgabe von Hinweisen
(1) Die Abgabe von Hinweisen kann unter https://senner.hinweisgeberschutzsystem.de/ erfolgen. Auf dieser Meldeplattform sind auch weitere Kontaktmöglichkeiten abgebildet, welche zur Meldung herangezogen werden können.
(2) Der hinweisgebenden Person wird auf Wunsch eine physische Zusammenkunft oder eine Zusammenkunft per Bild- und Tonübertragung ermöglicht.
§ 4 Relevante Hinweise; Gutgläubigkeit
(1) Das Hinweisgebersystem dient ausschließlich der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu tatsächlichen oder vermeintlichen Verstößen gegen Gesetze und Richtlinien. Es steht insbesondere nicht für allgemeine Beschwerden oder für Produkt- und Gewährleistungsanfragen zur Verfügung.
(2) Es sollen nur solche Hinweise abgegeben werden, bei denen der Hinweisgeber im guten Glauben ist, dass die von ihm mitgeteilten Tatsachen zutreffend sind. Die meldende Person ist nicht im guten Glauben, wenn ihr bekannt ist, dass eine gemeldete Tatsache unwahr ist. Bei Zweifeln sind entsprechende Sachverhalte nicht als Tatsache, sondern als Vermutung, Wertung oder als Aussage anderer Personen darzustellen.
(3) Es wird darauf hingewiesen, dass sich ein Hinweisgeber strafbar machen kann, wenn er wider besseres Wissen unwahre Tatsachen über andere Personen behauptet.
§ 5 Schutz des Hinweisgebers
Sämtliche Hinweise, einschließlich der Bezüge zum Hinweisgeber, werden vertraulich und im Rahmen der geltenden Gesetze verarbeitet.
§ 6 Vertraulichkeit und Datenschutz
Sämtliche Hinweise sind unabhängig von ihrem Wahrheitsgehalt geeignet, das Ansehen der Betroffenen, der Hinweisgeber und/oder Dritter sowie des Unternehmens in höchstem Maße zu beschädigen. Sie werden daher von uns über die sich aus den Datenschutzgesetzen ergebenen Pflichten (insbesondere Art. 32 DSGVO) hinaus besonders vertraulich behandelt und geprüft.